Het succes van uw temperatuurbewaking hangt sterk af van hoe goed gebruikers ermee werken. Door verantwoordelijkheden en rollen duidelijk af te bakenen en autorisaties slim in te richten, zorgt u ervoor dat uw oplossing optimaal presteert. In dit artikel delen we best practices voor het implementeren en beheren van temperatuurbewaking, gebaseerd op onze ervaring in de farmaceutische industrie en gezondheidszorg.
Wat gebeurt er na de installatie?
Na de installatie van uw temperatuurbewaking zijn de sensoren op de juiste plekken geplaatst en begint het systeem met het verzamelen van temperatuur en andere gegevens. Op dit punt is het belangrijk om stil te staan bij vragen zoals: wie ontvangt een alarmmelding, en wanneer? Een veelgemaakte fout is om meldingen naar zoveel mogelijk personen te sturen, wat kan leiden tot verwarring en het risico dat niemand actie onderneemt.
Daarnaast is het essentieel om na te denken over wie toegang moet hebben tot het systeem en welke bevoegdheden deze gebruikers hebben. Bij organisaties met meerdere locaties of vestigingen kunnen de vereisten per vestiging verschillen. Door dit goed door te spreken met uw partner, zorgt u ervoor dat het systeem vanaf het begin correct is ingericht en gebruikers gemotiveerd blijven om ermee te werken.
Grip op rollen en verantwoordelijkheden
Moderne temperatuurbewaking richt zich vaak op kwaliteitsbeheer. In veel organisaties is een kwaliteitsverantwoordelijke, zoals een Responsible Person (RP) of Quality Assurance Manager, de hoofdgebruiker. Deze persoon beheert de instellingen van alarmen en opvolgprocedures. Vanuit deze rol kunnen andere gebruikers worden aangemaakt en gecontroleerd, wat zorgt voor overzicht en grip op het gebruik.
Het is belangrijk om afspraken te maken over wie contact opneemt met de leverancier bij vragen of problemen. Dit houdt de communicatie overzichtelijk, vooral in dringende situaties. Een goede leverancier is op de hoogte van de regelgeving en voert alleen wijzigingen door met toestemming van een geautoriseerde persoon, zoals de RP.
Alarmen en opvolging
Niet elke gebruiker heeft dezelfde verantwoordelijkheden in het systeem. De QA-afdeling bepaalt bijvoorbeeld de instellingen en rolverdeling, terwijl een magazijnmanager verantwoordelijk kan zijn voor alarmen in het magazijn. Dit betekent echter niet dat iedereen zomaar alarmen mag afmelden. In een gevalideerde omgeving is vaak een goedkeuringsproces nodig voordat een alarm definitief wordt afgemeld.
Met moderne temperatuurbewakingssystemen kunt u rollen en autorisaties toewijzen die precies aansluiten op de taken en verantwoordelijkheden van gebruikers. Dit helpt niet alleen bij het structureren van werkzaamheden, maar kan ook leiden tot verbeteringen in de interne werkwijze.
Autorisaties en toegankelijkheid
Met efficiënte gebruikersautorisaties kunt u inzicht en bevoegdheden toewijzen aan verschillende medewerkers of afdelingen. Dit is vooral nuttig in organisaties met meerdere vestigingen of afdelingen. Een high-end temperatuurbewaking laat u bepalen welke gebruikers welke locaties of afdelingen mogen inzien. De betere oplossingen, zoals die van Dyzle, bieden zelfs de mogelijkheid om autorisaties toe te wijzen per sensor of transportmiddel.
Door verantwoordelijkheden slim te verdelen, kunt u er zeker van zijn dat de juiste personen toegang hebben tot de relevante gegevens, terwijl de kwaliteitsafdeling het overzicht en de regie behoudt.
Testen en controleren
Het testen en controleren van gebruikersinstellingen is een essentieel onderdeel van het beheer. Tijdens de initiële implementatie gebeurt dit vaak samen met uw leverancier, maar ook na wijzigingen in personeel of apparatuur is het belangrijk om de instellingen regelmatig te controleren. Door dit minimaal eens per kwartaal te doen, voorkomt u problemen en zorgt u ervoor dat alarmmeldingen altijd bij de juiste personen terechtkomen.
Tips en adviezen
Zoals u hebt gelezen, zijn gebruikers cruciaal voor het succes van uw temperatuurbewaking. Zorg ervoor dat verantwoordelijkheden en rollen duidelijk zijn, zodat gebruikers zich betrokken voelen bij het borgen van de kwaliteit. Hier zijn enkele belangrijke tips:
- Breng vooraf in kaart wie met het systeem gaat werken.
- Definieer rollen, rechten en autorisaties voordat u het systeem inricht.
- Test en controleer de gebruikersinstellingen regelmatig.
- Kies een temperatuurbewaking die gebruikersinstellingen biedt die aansluiten bij uw werkwijze.
Wilt u meer weten over het optimaal inrichten van uw temperatuurbewaking? Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies.
