Vrijdagavond, kwart over tien. De compressor van een medicijnkoelkast op een verpleegafdeling valt uit. Niemand merkt het, want de eerstvolgende handmatige controle staat gepland voor maandagochtend. Tegen die tijd heeft de inhoud ruim twee etmalen boven de 8 graden gestaan.
Wat er op dat moment op het spel staat, is meer dan de inhoud van één koelkast. Het raakt uw voorraad, uw positie richting de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en uiteindelijk de patiënt. Dit artikel zet op een rij wat de gevolgen zijn van een onopgemerkte temperatuurafwijking, wat de inspectie van u verwacht en hoe u dit voorkomt.
Wat de inspectie verwacht
De IGJ of een andere auditeur toetst niet of u toevallig op het juiste moment naar de thermometer keek. Zij toetst of u aantoonbaar grip heeft op de bewaarcondities. Dat betekent in de praktijk drie dingen.
De registratie moet dekkend zijn, dus ook nachten, weekenden en feestdagen omvatten. De meting moet betrouwbaar zijn, wat vraagt om periodiek gekalibreerde sensoren die herleidbaar zijn naar een meetnorm. En de opvolging moet gedocumenteerd zijn. Bij een afwijking hoort een beoordeling: wat lag erin, hoe lang duurde het, hoe ver liep de temperatuur op en wat is er met de producten gebeurd. Die beoordeling en de bijbehorende audit trail zijn precies wat een inspecteur wil zien.
Een afwijking op zich is geen bevinding. Een afwijking die niet is gesignaleerd, of wel is gesignaleerd maar niet is opgevolgd en vastgelegd, is dat wel.
Wat u riskeert zonder sluitende registratie
Ontbreekt die sluitende registratie, dan raakt u drie dingen tegelijk.
Ten eerste uw voorraad. Eén afdelingskoelkast bevat al snel voor duizenden tot tienduizenden euro’s aan geneesmiddelen. In de ziekenhuisapotheek, of bij dure biologicals en cytostatica, loopt dat op tot bedragen met vijf of zes nullen. Bij twijfel over de bewaarcondities geldt maar één veilige route: quarantaine en, als de afwijking niet verklaard kan worden, vernietiging. Eén ongemerkt weekend kost zo meer dan jaren bewaking.
Ten tweede uw positie richting de inspectie. Voor de ziekenhuisapotheek met haar fabrikantenvergunning geldt dat het bewakingssysteem zelf gevalideerd moet zijn. Leunt u op een systeem dat niet gevalideerd is, dan kan de inspectie de betrouwbaarheid van al uw temperatuurgegevens ter discussie stellen, hoe nette grafieken u ook laat zien. Wat een administratief detail leek, wordt dan een fundamentele bevinding. Een gevalideerde temperatuurbewaking voorkomt precies dat.
Ten derde de continuïteit van zorg. Een geneesmiddel dat te warm heeft gestaan, verliest werkzaamheid zonder dat u dat aan het product ziet. Wordt de afwijking niet ontdekt, dan krijgt een patiënt mogelijk een middel dat onvoldoende werkt. Wordt zij te laat ontdekt, dan staat de afdeling zonder voorraad tot vervanging geregeld is, met uitgestelde behandelingen als gevolg.
Alarmering die op tijd komt
De kern van het probleem in het voorbeeld hierboven is niet dat er een storing optrad. Storingen treden nu eenmaal op. De kern is dat niemand het op tijd hoorde.
Daar ligt het verschil tussen registreren en bewaken. Een logger legt netjes vast dat het misging, maar zwijgt tot het uitleesmoment. Realtime temperatuurbewaking stuurt de metingen continu door en slaat direct alarm bij een overschrijding, via e-mail, sms, spraakbericht of een app. Met escalatie naar een volgende ontvanger als er niet wordt gereageerd, komt een storing op vrijdagavond binnen minuten bij iemand terecht die kan ingrijpen, in plaats van maandagochtend bij een volle afvalcontainer.
Juist bij een stroomuitval is die alarmering het hardst nodig. Een communicatiepunt met noodvoeding blijft in dat geval doormeten en doormelden, zodat u ook dan niet in het duister tast.
Zo dekt u dit risico af
Drie maatregelen maken het verschil. Ten eerste realtime bewaking op elk kritisch punt, met alarmering via meerdere kanalen en escalatie. Ten tweede een gevalideerd systeem met gekalibreerde sensoren, zodat uw gegevens bij elke audit standhouden. Ten derde een sluitende, automatische registratie zonder handwerk, inclusief vastlegging van de alarmen en de opvolging ervan.
Daarmee verandert een temperatuurafwijking van een sluimerend risico in een gecontroleerde gebeurtenis: u weet het op tijd, u grijpt in en u kunt achteraf precies laten zien wat er is gebeurd.
Dyzle helpt ziekenhuizen om deze drie lagen op orde te brengen, van de sensoren en de online omgeving tot de kalibratie en de validatie. Wilt u weten waar de kwetsbare punten in uw ziekenhuis zitten? Onze adviseurs brengen ze graag vrijblijvend met u in kaart en laten zien hoe een gevalideerde temperatuurbewaking voor ziekenhuizen dit risico structureel afdekt.
Neem contact op om te ontdekken wat Dyzle voor u kunt betekenen.
