Niet elke zorgorganisatie heeft een ziekenhuisapotheek of een eigen technische dienst. Een huisartsenpraktijk, een huisartsenpost, een GGD-locatie, een verpleeghuis, een GGZ-instelling of een zelfstandige kliniek werkt vaak met een handvol koelkasten en een klein team. Toch gelden ook daar de eisen aan de bewaring van vaccins en geneesmiddelen, en ook daar kan een onopgemerkte afwijking een dure lading verspillen of een patiënt raken.
De uitdaging blijft dus even groot en is alleen anders van aard. U zoekt een oplossing die betrouwbaar bewaakt zonder dat u er een specialist voor in dienst hoeft te nemen. Dit artikel laat zien waar u dan op let.
Waarom ook een kleine locatie serieus moet bewaken
Een vaccinkoelkast in een huisartsenpraktijk bevat al snel een aanzienlijke voorraad. Griepvaccins in het seizoen, reisvaccinaties, kindervaccinaties bij de GGD: de waarde loopt op en de producten verdragen geen afwijking. Een vaccin dat te warm of juist te koud heeft gestaan, ziet er normaal uit en wordt normaal toegediend, alleen is de werking niet meer gegarandeerd.
Daar komt de aantoonbaarheid bij. Ook een eerstelijnsorganisatie moet kunnen laten zien dat de bewaarcondities klopten. Voor vaccins uit het Rijksvaccinatieprogramma gelden duidelijke voorschriften over de bewaartemperatuur en over wat te doen bij een afwijking. Een sluitende registratie is daarbij geen formaliteit, maar de onderbouwing waarmee u een lading bij twijfel nog kunt vrijgeven in plaats van afvoeren.
Eén koelkast of tientallen locaties
De kracht van een goede oplossing is dat zij meegroeit. Een zelfstandige huisartsenpraktijk begint met één of twee koelkasten. Een koepel van huisartsenposten, een GGD met meerdere vestigingen of een verpleeghuisorganisatie met verschillende locaties wil juist alles in één overzicht.
Kies daarom een oplossing die van één meetpunt naar tientallen locaties schaalt zonder dat u opnieuw moet investeren. Een centrale omgeving waarin elke locatie zichtbaar is, geeft een regiomanager of een centrale kwaliteitsfunctionaris in één oogopslag inzicht in de status overal. Dat maakt de temperatuurbewaking in de zorg beheersbaar, ook wanneer de organisatie groeit. De installatie zelf is eenvoudig: de draadloze sensoren werken op een eigen netwerk en hebben geen ingewikkelde IT-infrastructuur nodig, wat op een kleine locatie zonder eigen technische dienst een groot voordeel is.
Alarmering die u ook ’s avonds bereikt
Op een kleine locatie is er ’s avonds en in het weekend meestal niemand. Juist dan valt een koeling uit. Een alarm heeft daarom alleen waarde wanneer het u bereikt waar u ook bent.
De temperatuurbewaking van Dyzle stuurt een melding via app, sms, e-mail of spraakbericht, met escalatie naar een collega als u zelf niet reageert. Zo komt een storing altijd bij iemand terecht die kan handelen, ook buiten openingstijden. Voor een huisartsenpost die nooit dicht is, of een verpleeghuis met wisselende diensten, is dat het verschil tussen een incident en een verspilde voorraad.
Aantoonbaar richting de inspectie
Ook zonder eigen kwaliteitsafdeling wilt u bij een controle direct kunnen laten zien dat het klopt. Dat vraagt om een automatische registratie die de metingen, de alarmen en de opvolging vastlegt, en om rapportages die u met een druk op de knop uitdraait.
Werkt uw organisatie onder eisen die om een gevalideerd systeem vragen, dan is het prettig wanneer de validatie met de bijbehorende documentatie kant en klaar wordt geleverd. U hoeft dan zelf geen dure consultants in te schakelen. Ook de kalibratie van de sensoren hoort geregeld te zijn, zodat uw metingen herleidbaar blijven naar een meetnorm.
Zo maakt u de juiste keuze
Breng eerst in kaart welke koelkasten en ruimtes u wilt bewaken en welke bewaareisen per punt gelden. Bepaal of u nu één locatie heeft of op termijn meer, zodat u kiest voor een oplossing die meegroeit. Let vervolgens op drie dingen: alarmering die u ook buiten kantoortijd bereikt, een automatische en aantoonbare registratie, en een leverancier die de installatie, de kalibratie en waar nodig de validatie voor u regelt.
Dyzle bewaakt vaccins en geneesmiddelen op talloze locaties in de zorg, van kleine praktijken tot organisaties met tientallen vestigingen. Wilt u weten hoe dat er voor uw situatie uitziet? Neem vrijblijvend contact op met onze adviseurs.
